Mô tả công việc
Nhiệm vụ 1: Tổ chứa lưu trữ quản lý và kiểm soát hồ sơ
-Tiếp nhận, chuyển giao, lưu trữ toàn bộ hồ sơ của dự án trong suốt giai đoạn tổ chức thi công dự án. Đảm bảo form mẫu, hồ sơ Dự Án được kiểm soát, lưu trữ và luân chuyển theo đúng quy trình ISO Tập đoàn ban hành
– Scan và lưu trữ file mềm theo Project filing System của Tập đoàn.
– Thiết lập hệ thống lưu trữ cho các hồ sơ, bản vẽ được tiếp nhận đảm bảo truy xuất dễ dàng.
– Thực hiện việc kiểm soát, lưu trữ hồ sơ theo qui mô của khu vực.
– Đảm bảo việc nhận/chuyển giao hồ sơ, thông tin kịp thời, chính xác trong nội bộ và các nhà thầu, đối tác.
– Tiếp nhận, phân loại, sắp xếp các hồ sơ, tài liệu từ các bộ phận, phòng ban trình cấp trên phê duyệt và tổng hợp gửi đến các bộ phận, phòng ban có liên quan.
Nhiệm vụ 2: Triển khai, cập nhật thông tin và phản hồi
– Triển khai đầy đủ, kịp thời các chỉ thị của cấp trên đến các nhân viên, phòng, ban liên quan và nhận thông tin phản hồi từ các phòng ban đến cấp trên.
– Tham gia các cuộc họp khi được yêu cầu; đảm bảo các biên bản họp được phát hành đầy đủ đến các bên liên quan.
– In ấn, soạn thảo các tài liệu, văn bản bằng tiếng Việt hoặc Anh (nếu có)
Nhiệm vụ 3: Hỗ trợ công tác nhân sự
– Sắp xếp lịch phỏng vấn, chuẩn bị hồ sơ và đón tiếp ứng viên.
– Đảm bảo cấp phát đầy đủ thiết bị bảo hộ lao động, công cụ làm việc cho nhân viên khi mới được tuyển dụng
– Đảm bảo hướng dẫn đầy đủ thông tin cho các nhân sự mới vào công trường tiếp cận công việc.
– Theo dõi và báo cáo dữ liệu chấm công của nhân viên.
– Hỗ trợ triển khai các chương trình đào tạo và dự án nhân sự.
– Cập nhật các thông báo từ phòng nhân sự, đôn đốc và nhắc nhở phòng ban thực hiện.
Nhiệm vụ 4: Quản trị văn phòng
– Đảm bảo các thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm luôn sẵn có và trong tình trạng có thể sử dụng được.
– Thanh toán hóa đơn điện, nước và giải quyết công việc liên quan đến điện nước trên công trường. Đề nghị tạm ứng và hoàn ứng chi phí dân phòng…
– Theo dõi và đảm bảo việc sử dụng tài sản đúng mục đích.
Duy trì 5S tại khu vực lưu trữ hồ sơ và khu vực làm việc chung của bộ phận.
Yêu cầu công việc
a.Trình độ
Đại học
b. Kiến thức:
– Nghiệp vụ thư ký,văn thư lưu trữ, anh văn…
– Am hiểu các kiến thức về Xây dựng/ Kiến trúc, an toàn lao động & vệ sinh môi trường và đảm bảo chất lượng xây dựng
c. Kinh nghiệm:
v Kinh nghiệm quản lý
v Kinh nghiệm chuyên môn
02 năm kinh nghiệm
d. Kỹ năng:
– Kỹ năng giải quyết vấn đề
– Kỹ năng quản lý dự án
– Kỹ năng soạn thảo văn bản
– Kỹ năng giao tiếp ứng xử
– Kỹ năng tổ chức, gắn kết, truyền đạt thông tin nội bộ
e. Các yêu cầu khác:
– Tính trung thực, cẩn thận, bảo mật cao
– Khả năng làm việc dưới áp lực cao, có tinh thần trách nhiệm
– Nhanh nhẹn, nắm bắt và truyền đạt thông tin chính xác.
Quyền lợi được hưởng
– Môi trường làm việc dân chủ, hiện đại, chuyên nghiệp, có cơ hội thăng tiến và ổn định lâu dài.
– Được đóng BHXH, BHYT, BHTN theo quy định của nhà nước.
– Được hưởng chế độ chăm sóc sức khỏe toàn diện.
– Được hưởng các quyền lợi khác theo chính sách của công ty
Thông tin khác
Địa điểm làm việc
➢ Hồ Tràm, Bà Rịa – Vũng Tàu (Bà Rịa – Vũng Tàu)
Ngành nghề
Thư Ký Xây Dựng
Tính chất công việc
Toàn thời gian
Yêu cầu về bằng cấp (tối thiểu)
Đại Học
Yêu cầu kinh nghiệm
1 – 2 năm
Nộp hồ sơ liên hệ
Tập Đoàn Novaland
Tòa nhà văn phòng Novaland, 65 Nguyễn Du, P. Bến Nghé, Quận 1, TP. HCM
Nói rõ bạn biết thông tin từ website vieclam.bariavungtau.top – Xin cảm ơn!
